(il faut lire cette exemple à la lumière de l'exemple 1 !!!)

Dans cette exemple, nous effectuerons la comparaison entre 2 listes de chiffres.

Si vous connaissez un peu l'assurance, vous savez sûrement que chaque sinistre correspond à un numéro bien spécifique (c'est-à-dire une situation et une garantie déterminée). Dans les systèmes d'information des assurances, chaque fois qu'un sinistre est enregistré, un numéro lui est attribué, et il se cumule alors dans la masse des autres sinistres.

Il faut savoir qu'il ne peut y avoir 2 n° des sinistres identiques dans le système d'information. Par contre un même assuré (ce sont souvent des numéros dans les systèmes d'information)  peut, lui, être apparenté à plusieurs sinistres (il a un contrat comprenant plusieurs garanties), on retrouvera donc son numéro dans plusieurs situations dans les systèmes d'informations; de même qu'un contrat peut supporter plusieurs sinistres ...etc.

Dans le cadre d'une migration informatique, j'ai eu à savoir quels sinistres et combien de sinistres ont été générés entre deux dates différentes. Évidemment, il était très difficile de savoir en tant réel quels affaires étaient traitées dans les services de gestion (dans une grande entreprise, dans les années 1990, un service de gestion ressemble à grande pièce avec plusieurs dizaines de personnes, serrées les unes contre les autres, devant un petit écran, cernées par des piles de dossiers parfois au sol, et bien sûr le téléphone qui sonne dans tous les sens).

J'ai donc demandé des extractions de données (sous format Excel, avec séparateur de colonnes) au service informatique. Ces extractions sont des données brutes sous forme des listes de chiffres. Je disposais donc d'une extraction à une date T1, et une autre à une date T2.

Sachant que les numéros de sinistres sont tous différents et qu'ils se cumulent dans le temps (les données sont conservées très longtemps), il me restait à "deviner" quels sinistres avaient été créés entre les 2 dates. C'est là que la fonction "RechercheV" intervient.

Notre exemple 2 se trouve sur le même classeur que l'exemple 1; vous pouvez chargez l'exemple en cliquant sue le lien : Exemples

Les feuilles concernées sont : "Extraction du 08 août" et "Extraction du 10 août".

Les tableaux ressemblent aux 2 images suivantes :

image1    image2

Dans ce cas, notre table de recherche ou de référence est la 1ère extraction du 08 août. Nos formules seront entrées dans la seconde feuille, l'extraction du 10 août.

Notre objectif est de comparer les n° de sinistres de la nouvelle extraction à ceux de l'ancienne. Nous allons donc retrouver au minimum tous les anciens numéros (puisqu'il y a cumul dans le temps).

Dans la 2e colonne ("Date de l'extraction") de la 1ère extraction intitulée "Sinistres existant au 08 août", nous avons inscrit "08 août" à chaque ligne; cette colonne représente l'information qui va être importée vers notre seconde feuille.

Dans la seconde feuille, accueillant les résultats, nous allons nous placer sur la cellule B2; la formule entrée dans cette cellule va tester son numéro correspondant (à sa gauche), au regard des numéros contenus dans la table de données (1ère extraction). La formule entrée en B2 sera ensuite recopiée sur le reste de la colonne.

Voici le plan de notre test :

Dans la feuille "Extraction du 10 août", cellule B2 (intitulé "Sinistres existant au 08 août) :

Rechercher le contenu exact de A2 dans la première colonne du tableau de la feuille "Extraction du 08 août" et dont les coordonnées sont A1:B100

Si le contenu exact de la cellule A2 est trouvé
alors Importer sa correspondance "Date de l'extraction", située dans la 2de colonne du tableau, à droite de la colonne "N° de sinistre assurance au 08/08/1926", 1ère colonne de ce tableau.
Sinon faire apparaître un message d'erreur

Entrons les formules dans la cellule B2 (en suivant notre plan de test):

- ¨Placez vous d'abord sur la cellule B2 de la feuille "Extraction du 10 août"
- Cliquez sur l'icône fx dans Excel (ou Menu/Insertion/Fonction), puis choisissez dans la liste intitulée  "Catégorie de fonctions", la catégorie "Recherche & Matrices".
- Double-cliquez sur "RechercheV"

1) Pour remplir la première ligne "Valeur_cherchée", vous allez cliquez sur la cellule A2. Le contenu de cette cellule est le critère de recherche. Cette 1ère ligne correspond donc à notre critère de recherche.

2) Pour remplir la 2nde ligne "Table_matrice", vous allez sélectionner la zone dans laquelle la recherche et l'importation des données va s'effectuer. Cette zone est notre tableau dans la feuille intitulée "Extraction du 08 août". Après vous être positionné sur la 2nde ligne de la boîte de dialogue "RechercheV", cliquez sur la feuille "Extraction du 08 août", puis sélectionnez avec le pointeur la plage A1:B100. Appuyer ensuite sur F4, afin de "figer" la zone de recherche.

3)La 3e ligne "No_index_col", correspond à la zone d'importation de la ligne "Table_matrice". Notre cellule B2, dans laquelle nous entrons la formule de recherche, a comme intitulé "Sinistres existants au 08/08/1926". Les données relatives à  la date de l'extraction, se trouve dans la colonne 2 (ici intitulée "Date de l'extraction") de notre "Table_des_matrices". Sur cette 3e ligne ligne, nous inscrivons donc : 2

4) La 4e ligne "Valeur_proche", donnera l'ordre à Excel de rechercher la valeur qui correspond exactement à notre critère A2 (1ère ligne) ou une valeur approchée.

Si on souhaite qu'Excel ne recherche que la valeur exacte contenue dans A2, il faut entrer dans cette 4e ligne : FAUX 

C'est le cas ici.

Vous validez.

La boîte de dialogue remplie doit ressembler à l'image ci-dessous :

Image3

La formule contenue dans la cellule B2 est :

=RECHERCHEV(A2;'Extraction du 08 aôut'!$A$1:$B$100;2;FAUX)

5) Vous recopiez ensuite la formule jusqu'à la cellule B101, en utilisant la poignée de recopie de formule (cliquez sur B2 et placez le pointeur en bas à droite de la cellule, une petite croix apparaîtra).

Tous les numéros de sinistres existant déjà au 08 août ont le message "08 août" qui apparaît. Pour les autres ce sera  #N/A. Pour visualiser rapidement ces nouveaux numéros, placez-vous n'importe où sur le tableau, allez dans menu/Données/Filtre automatique, puis sélectionnez la valeur  #N/A dans le filtre.

Dans notre exemple, un seul numéro diffère, et il se trouve à la ligne 42 de l'extraction du 10 août.

Cette fonction permet donc de retrouver une aiguille dans une botte de foin. Elle peut être donc fort utile.